¿Van a dar copia de la presentación? La pregunta que todo facilitador tiene que responder

¿Te ha pasado algo como lo siguiente?

Vas a dar un adiestramiento. Dedicas muchas horas a prepararte investigando sobre el tema, aunque lo conoces a cabalidad, quieres asegurarte de que compartes la información más reciente que hay disponible con tus participantes. Preparas ejercicios y actividades de aprendizaje al igual que otros materiales. Buscas imágenes que refuercen tus mensajes clave. Quieres hacer un buen trabajo. Llegas al lugar y no falta alguien que, después de saludarte por cortesía, te pregunte: “¿Van a dar copia de la presentación?”.  Ese alguien puede ser tu cliente, su jefe o un participante.

¿Qué haces? ¿Cómo contestas?

En estos tiempos en que la información está disponible “al alcance de un dedo”, el valor que añadimos como facilitadores es nuestra experiencia y cómo transmitimos ésta a un grupo particular.  Esa experiencia queda plasmada en lo que preparamos después de conocer a nuestra audiencia y demostrada en cómo la comunicamos.  Sin embargo, hay quien piensa que un adiestramiento es casi lo mismo que una presentación porque a eso se han acostumbrado. Y, yendo más allá, creen que al tener copia de la presentación serán capaces de llevar el mismo adiestramiento y mensaje a otros. O alguien en su empresa piensa así.

Como facilitadores tenemos que tener sumo cuidado en cómo manejamos la información que llevamos y cómo evitamos que se use incorrectamente después.  Hemos visto muchos ejemplos de situaciones en donde alguien está en un foro y de momento lo que está viendo en la pantalla le parece conocido porque fue información que compartió en otro lugar.

​Aunque no podemos evitar que alguien tome fotos de lo que presentamos, para el propósito que sea, sí podemos tomar algunas medidas para proteger aquello que con tanto esfuerzo hemos preparado y cuidar la experiencia de nuestra audiencia.  A fin de cuentas, para ellos es que estamos allí.

Te recomendamos:

• Explicar al cliente que el valor del adiestramiento reside en cómo lo llevas y que no existe un libreto para ofrecerlo.
• Incluir en la presentación más imágenes que palabras. Así podrás demostrar tu dominio del material y adaptarlo mejor a tu audiencia en el momento sin restricciones. Recuerda que el poder de las imágenes es clave para llevar el mensaje.
• Preparar otra versión de la presentación para los participantes que tenga espacio para que tomen notas de lo que les interese en lugar de copiar todo lo que leen. Recuérdales la experiencia que están teniendo es lo que más valor tiene.
• Compartir que la mayoría de las organizaciones se están dirigiendo a no imprimir y llevar copias de presentaciones para reducir costos y proteger el ambiente. Sabemos que en ocasiones estas copias quedan en el escritorio, no vistas nuevamente y luego muchas terminan en el canasto del reciclaje.
• Aclarar a los participantes que las copias de las presentaciones los distraen y se pueden perder una discusión importante.

Recuerda: lo más importante en un adiestramiento es el aprendizaje y éste va mucho más allá de una presentación impresa. Invita a los participantes a crear su propio “journal” de aprendizaje, éste, por ser único, se convertirá en una pieza de valor para el participante y, con el tiempo, podrá ser revisitado cuantas veces quiera.

El éxito del adiestramiento reside en cómo los participantes recuerden y usen lo que pasó allí. De ti depende que cada grupo que tocas tenga una experiencia memorable.

¿Van a dar copia de la presentación? . . .